Sprawdź już dziś, dlaczego aż 76% firm zwiększyło wydajność dzięki Microsoft Modern Workplace! Wyjaśniamy ze szczegółami!
Praca zdalna przestała być eksperymentem. Stała się rzeczywistością, z którą muszą sobie radzić miliony firm na całym świecie. Liczby mówią, że 52% pracowników w Stanach Zjednoczonych pracuje w środowiskach hybrydowych, a 27% wykonuje pracę całkowicie zdalnie. To oznacza, że tradycyjny model biurowy praktycznie przestał istnieć.
Czy firmy były na to przygotowane? Niekoniecznie.
Obserwujemy to w dziesiątkach firm, gdzie zespoły rozproszone geograficznie napotykają na problemy, których w biurze po prostu nie było. Nieformalna komunikacja, czyli słynny "coffee talk", zajmował nawet 75 minut dziennie w tradycyjnym środowisku biurowym. Gdzie się podziały spontaniczne rozmowy po spotkaniach? Przypadkowe spotkania na korytarzu? Wszystko to zniknęło.
Nagle okazało się, że utrzymanie świadomości tego, co robią współpracownicy, stało się niemal niemożliwe. Bez możliwości "zajrzenia przez ramię" trudno śledzić postępy pracy. Jest nawet gorzej, bo wirtualny charakter spotkań sprawia, że ludzie się rozpraszają, angażują w inne zadania podczas rozmów online.
Budowanie zaufania w zespołach rozproszonych stało się nie lada wyzwaniem. Zaufanie to "klej", który łączy zespoły, ale jak budować relacje przez ekran komputera? Wirtualne zespoły mogą wykazywać zwiększoną aktywność online, ale technologia komunikacyjna pozbawiona jest niewerbalnych wskazówek tak istotnych dla budowania prawdziwych relacji.
Każda firma, którą spotykaliśmy, miała ten sam problem, czyli zbyt wiele różnych aplikacji. Pracownicy cierpią na "zmęczenie narzędziami". Lista jest długa i znajoma:
Ta fragmentacja to recepta na katastrofę. Pracownicy tracą 28% czasu pracy na zarządzanie e-mailami i kolejne 20% na szukanie informacji w chaosie wiadomości i folderów. Microsoft Modern Workplace ma za zadanie scalić te rozproszone narzędzia w jeden spójny ekosystem.
Czy to się udaje? O tym za chwilę.
Praca zdalna otworzyła firmom nowe możliwości, ale także... nowe zagrożenia. Powierzchnia ataku w organizacjach rozrosła się dramatycznie. Firmy muszą zabezpieczać dziesiątki, setki urządzeń końcowych, połączeń sieciowych i systemów. Zespoły bezpieczeństwa, często i tak przeciążone, dostają kolejne wyzwania.
Niezabezpieczone sieci domowe, osobiste urządzenia, słabe hasła, niebezpieczne sieci Wi-Fi - to wszystko stało się codziennością. Ataki ransomware rosną w siłę.
Microsoft Modern Workplace obiecuje rozwiązanie tych problemów poprzez narzędzia takie jak Microsoft Defender, polityki dostępu warunkowego czy zarządzanie urządzeniami mobilnymi. Organizacje mają minimalizować ryzyko cybernetyczne, jednocześnie umożliwiając pracownikom elastyczną pracę.
Ale czy te obietnice są rzeczywiste do spełnienia?
Microsoft Modern Workplace to ekosystem narzędzi Microsoft 365, które współpracują ze sobą w ramach jednego środowiska. Każdy komponent pełni określoną rolę, a razem tworzą spójną platformę do pracy zespołowej.
Teams działa jako główny hub komunikacyjny organizacji. Łączy w sobie czat, wideokonferencje i udostępnianie plików. Co więcej, platforma integruje się bezpośrednio z pozostałymi aplikacjami Microsoft 365, eliminując potrzebę przełączania między różnymi okienkami.
Funkcja automatycznego tłumaczenia wiadomości na 35 języków sprawia, że międzynarodowe zespoły mogą współpracować bez barier językowych. To rozwiązuje problem komunikacji w globalnych organizacjach.
SharePoint pełni rolę centralnej biblioteki dokumentów zespołowych. Umożliwia tworzenie stron zespołowych, zarządzanie przepływami pracy i organizowanie zasobów projektowych. OneDrive natomiast zapewnia osobistą przestrzeń w chmurze dla każdego użytkownika.
Oba narzędzia pozwalają na jednoczesną edycję dokumentów przez kilka osób. Automatyczna synchronizacja między urządzeniami oznacza, że pliki są dostępne wszędzie, gdzie potrzebujemy do nich dostępu.
Power Automate eliminuje ręczne wykonywanie rutynowych czynności. Przykładowo, system może automatycznie zapisywać załączniki e-mail do odpowiednich folderów SharePoint lub wysyłać powiadomienia o nowych zadaniach.
Power BI przekształca surowe dane w czytelne wizualizacje. Dzięki temu menedżerowie otrzymują przejrzyste raporty bez konieczności analizowania arkuszy kalkulacyjnych.
Intune zarządza wszystkimi urządzeniami końcowymi w organizacji. Pozwala na zdalne konfigurowanie laptopów, tabletów i telefonów oraz egzekwowanie polityk bezpieczeństwa niezależnie od platformy.
Azure Active Directory (obecnie Microsoft Entra ID) kontroluje tożsamości użytkowników. Jednokrotne logowanie oznacza, że pracownik uwierzytelnia się raz i ma dostęp do wszystkich potrzebnych aplikacji.
Defender chroni przed zaawansowanymi zagrożeniami cybernetycznymi. Połączenie z politykami dostępu warunkowego tworzy inteligentny system bezpieczeństwa.
Polityki działają na zasadzie "jeśli-to", czyli jeśli użytkownik chce uzyskać dostęp do aplikacji z nieznanego urządzenia, musi przejść dodatkowe uwierzytelnianie. To zapewnia elastyczność bez uszczerbku dla bezpieczeństwa.
Wdrożenia Microsoft Modern Workplace, które wykonaliśmy u naszych klientów, przynoszą konkretne, wymierne rezultaty. Nie są to tylko obietnice marketingowe – to rzeczywiste zmiany, które widać w codziennej pracy organizacji.
Implementacje, które przeprowadziliśmy, pokazują, że zespoły rozproszone mogą być równie efektywne co te pracujące w jednym biurze. Badania potwierdzają nasze obserwacje, a organizacje z wysokim poziomem zaangażowania pracowników osiągają o 23% wyższą produktywność. Dlaczego tak się dzieje?
Teams, SharePoint i OneDrive pozwalają pracownikom płynnie współpracować nad projektami niezależnie od lokalizacji. Nie ma już problemów z wersjonowaniem dokumentów czy utratą kontekstu podczas pracy zespołowej.
Efekty są bardzo obiecujące: 76% organizacji odnotowało poprawę wydajności, a 72% zaoszczędziło czas dzięki cyfrowym przepływom pracy. Dodatkowo 57% firm zauważyło znaczącą poprawę współpracy między pracownikami.
Migracja do chmurowych rozwiązań Microsoft 365 to oszczędności, które czuć w firmowym budżecie. Model subskrypcyjny eliminuje duże nakłady kapitałowe – płacisz tylko za to, czego używasz.
Automatyzacja aktualizacji i zarządzania systemem odciąża zespoły IT, a jednocześnie wprowadza nowe funkcje zwiększające produktywność.
Chmurowa infrastruktura Microsoft Modern Workplace daje elastyczność, o której wcześniej firmy mogły tylko marzyć. Potrzebujesz więcej licencji? Dodajesz je w kilka kliknięć. Zmniejszasz zespół? Redukcja jest równie prosta.
Integracja z zewnętrznymi aplikacjami poprzez Microsoft Power Platform pozwala rozszerzać funkcjonalność w miarę rozwoju organizacji. Firmy mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe i wdrażać nowe rozwiązania znacznie szybciej.
Badania pokazują, że 79% respondentów potwierdza, że cyfryzacja przepływów pracy poprawiła doświadczenia pracowników, a 76% widzi bezpośrednie przełożenie na lepsze doświadczenia klientów.
Organizacje z wysoko zaangażowanymi zespołami pierwszej linii odnotowują zyski nawet 2,9 razy wyższe niż konkurencja. Najbardziej zaangażowane organizacje osiągają dwukrotnie lepsze wyniki finansowe! To pokazuje prawdziwą wartość inwestycji w nowoczesne środowisko pracy.
Skuteczne wdrożenie Microsoft Modern Workplace wymaga znacznie więcej niż instalacji oprogramowania. Transformacja cyfrowa to proces, który nieustannie nas uczy, że teoria i praktyka to często dwa różne światy.
Pierwszym krokiem jest rzeczywista analiza potrzeb organizacji. Nie chodzi o listę funkcji, które "fajnie by było mieć". Chodzi o identyfikację konkretnych problemów biznesowych, które rozwiązanie ma adresować.
Często spotykamy się z sytuacją, którą Microsoft nazywa "goal displacement". Jest to przypadłość organizacji, gdzie technologia staje się celem samym w sobie. Pracownicy dostają nowe narzędzia, ale nikt nie wie, po co właściwie. Dlatego przy wszelkich wdrożeniach warto zacząć od pytań:
Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają wybrać odpowiednie narzędzia i skonfigurować je w sposób, który rzeczywiście wspiera codzienną pracę.
Najtrudniejszą częścią każdego wdrożenia są ludzie.Pracownicy muszą wiedzieć, dlaczego zmieniamy sposób pracy i co to dla nich oznacza.
Microsoft wyróżnia cztery fazy adaptacji technologii:
Każda faza wymaga innego podejścia. Szkolenia to dopiero początek. Badania pokazują, że ludzie zapominają 50% informacji w ciągu godziny, a 70% w ciągu doby. Dlatego potrzebne jest ciągłe wsparcie w różnych formach - od materiałów video po szkolenia praktyczne.
Wdrożenie to nie koniec, to dopiero początek. Prawdziwa praca zaczyna się po uruchomieniu systemu. Microsoft zaleca strukturę pierścieniową - zaczynamy od małej grupy entuzjastów, później rozszerzamy na testerów, na końcu obejmujemy całą organizację.
Regularne monitorowanie wykorzystania narzędzi pokazuje, które funkcje są używane, a które ignorowane. Centrum Wiadomości Microsoft 365 informuje o nadchodzących zmianach, które mogą wpłynąć na nasze środowisko.
Sukces wdrożenia zależy od trzech elementów: technologii, procesów biznesowych i ludzi. Bez właściwej równowagi między nimi nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.
Microsoft Modern Workplace rzeczywiście rozwiązuje konkretne problemy współczesnych firm. Przeanalizowaliśmy główne wyzwania - rozproszone zespoły, chaos narzędziowy i rosnące zagrożenia bezpieczeństwa. Czy jednak to wystarczy?
Integracja Teams, SharePoint i pozostałych komponentów faktycznie tworzy spójne środowisko pracy. Badania potwierdzają wymierny wzrost produktywności i poprawę współpracy między pracownikami. To nie są tylko marketingowe obietnice - organizacje osiągają rzeczywiste oszczędności czasu i lepsze wyniki biznesowe.
Znaczące korzyści przynosi także model subskrypcyjny. Eliminuje duże nakłady kapitałowe, a automatyzacja aktualizacji odciąża zespoły IT. Chmurowa infrastruktura pozwala szybko dostosowywać rozwiązania do zmieniających się potrzeb biznesowych.
Jednak uwaga! Skuteczne wdrożenie to nie tylko kwestia technologii. Najpierw trzeba dokładnie przeanalizować potrzeby organizacji. Następnie zaplanować zarządzanie zmianą i odpowiednie szkolenia dla pracowników. Bez tego nawet najlepsze narzędzia nie przyniosą oczekiwanych rezultatów.
Ostatecznie sukces zależy od równowagi trzech elementów: technologii, procesów biznesowych i ludzi. Microsoft Modern Workplace to potężne narzędzie, ale jego wartość ujawnia się dopiero wtedy, gdy pracownicy faktycznie je wykorzystują w codziennej pracy.
Transformacja cyfrowa to proces ciągły, nie jednorazowe wydarzenie. Firmy, które to rozumieją i regularnie optymalizują swoje rozwiązania, zyskują prawdziwą przewagę konkurencyjną. Nie ma problemów nie do rozwiązania - trzeba tylko wiedzieć jak do nich podejść.
Źródła:
76% menedżerów wskazało, że ich usługi IT są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów.
CodeARM Sp. z o.o.
ul. Senatorska 31
93-192 Łódź
NIP 7292741912
KRS 0000939298
1 Deloitte Global Outsourcing Survey 2022.
2 Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022