Co to Jest SharePoint? Wszystko Co Musisz Wiedzieć

Pytanie "co to jest SharePoint?" pojawia się coraz częściej wśród firm, które toną w morzu dokumentów, nie radzą sobie z komunikacją zespołową i marnują czas na szukanie ważnych informacji. Czy Twoja organizacja również zmaga się z tymi problemami?

Microsoft SharePoint to zdecydowanie więcej niż zwykły system do przechowywania plików! To potężne narzędzie do współpracy, zarządzania treścią i automatyzacji procesów, które sprawia, że praca zespołowa staje się efektywniejsza. Co więcej, SharePoint Online to jego nowoczesna, chmurowa wersja, która uwalnia firmę od utrzymywania własnej infrastruktury IT.

W ciągu najbliższych 15 minut pokażemy Ci wszystkie najważniejsze funkcje i zastosowania SharePoint. Niezależnie od tego, czy dopiero rozważasz wdrożenie, czy już korzystasz z platformy, znajdziesz tutaj informacje, które pomogą Ci lepiej zrozumieć jej możliwości.

Czym jest Microsoft SharePoint i jak działa

Microsoft SharePoint to coś znacznie większego niż zwykłe miejsce do składowania plików. To rozbudowana platforma aplikacji webowych, która powstała przez połączenie różnych usług i technologii Microsoftu. Klienci korzystający z tej platformy często nie zdają sobie sprawy z jej pełnych możliwości!

SharePoint działa jak centrum dowodzenia, gdzie wszystkie informacje i dokumenty mają swoje miejsce. W naszej pracy z klientami zauważyliśmy, że najlepiej zrozumieć tę platformę przez pryzmat dwóch głównych typów witryn:

• Witryny zespołowe - przestrzenie robocze, gdzie zespoły współpracują nad projektami, wymieniają się dokumentami i komunikują na bieżąco. Każdy członek zespołu może edytować zawartość.

• Witryny komunikacyjne - służą do przekazywania informacji szerszemu gronu odbiorców, gdzie wąska grupa tworzy treści dla większej liczby czytelników.

Co więc tak naprawdę potrafi SharePoint? Przede wszystkim zarządza dokumentami z pełnym wersjonowaniem, metadanymi i przepływami pracy. Dokumenty przechodzą cały cykl życia - od utworzenia, przez recenzje i akceptacje, aż po archiwizację. SharePoint śledzi każdą zmianę i pilnuje, kto ma dostęp do jakich informacji.

Platforma służy również jako centralne repozytorium wiedzy firmy. Tworzy bazy wiedzy, firmowe wiki czy FAQ, a wbudowana wyszukiwarka działa jak wewnętrzny "Google" firmy, indeksując wszystkie treści i dokumenty.

Co ciekawe, SharePoint odpowiada także za tworzenie intranetów firmowych. Aktualne ogłoszenia, ważne procedury, komunikaty - wszystko to można elegancko zaprezentować dzięki nowoczesnemu interfejsowi SharePoint Online.

Kluczowy dla zrozumienia SharePointa jest jego model uprawnień. Domyślnie członkowie witryny mogą modyfikować dokumenty, co napędza współpracę. Jednocześnie administratorzy mają precyzyjną kontrolę nad dostępem, zabezpieczając wrażliwe dane firmy.

Integracja z Microsoft 365 dodaje platformie jeszcze więcej mocy. Dokumenty płynnie przechodzą między aplikacjami, co eliminuje frustrację związaną z przełączaniem między różnymi narzędziami. Ta płynność znacząco podnosi wydajność zespołową.

Wielofunkcyjny kombajn, czyli SharePoint w akcji

SharePoint zdobył popularność w firmach na całym świecie nie bez powodu. Przyjrzyjmy się, jak organizacje wykorzystują tę platformę do codziennej pracy i dlaczego warto ją wdrożyć w swojej firmie.

• Zarządzanie dokumentami i treścią to podstawowe zastosowanie SharePoint. Platforma działa jak zaawansowany system do zarządzania dokumentami z wersjonowaniem, metadanymi i przepływami pracy. Każdy plik przechodzi określony cykl życia - od utworzenia, przez recenzje, po archiwizację. Dzięki politykom przechowywania i funkcjom audytu, SharePoint pomaga firmom z sektorów regulowanych (finanse, farmacja) spełniać wymogi zgodności.

• Współpraca zespołowa to drugi filar zastosowań. Witryny zespołowe dają grupom projektowym przestrzeń do wspólnej pracy nad dokumentami, zadaniami i harmonogramami. Co więcej, integracja z Microsoft Teams sprawia, że komunikacja przebiega płynnie, a dyskusje nad dokumentami odbywają się w czasie rzeczywistym.

• SharePoint sprawdza się również jako platforma intranetowa. To wewnętrzny portal firmy z aktualnościami, ogłoszeniami i procedurami. W wersji Online, dzięki nowoczesnemu interfejsowi "modern sites", tworzenie atrakcyjnych stron staje się dziecinnie proste. O czym często zapominamy? Intranet to nie tylko miejsce do publikowania informacji, ale również centrum usług dla pracowników!

• Kolejne zastosowanie to repozytorium wiedzy organizacyjnej. Wiki firmowe, bazy wiedzy działów czy FAQ - wszystko to pomaga gromadzić i udostępniać wiedzę ekspercką. Potężna wyszukiwarka indeksuje zawartość witryn i dokumentów, działając jak wewnętrzny "Google" firmy.

A to dopiero początek możliwości! SharePoint oferuje również:

• Automatyzację procesów biznesowych przez Power Automate

• Tworzenie prostych baz danych w formie list (rejestry, zgłoszenia, spisy)

• Elektroniczny obieg dokumentów z formularzami i akceptacjami

Czym więc jest SharePoint w praktyce? To nie tylko narzędzie do przechowywania plików, ale kompleksowa platforma wspierająca niemal wszystkie aspekty współpracy i zarządzania informacją. Szczególnie wersja Online zyskuje popularność wśród firm, które cenią sobie elastyczność, nowoczesny interfejs i brak konieczności utrzymywania własnej infrastruktury.

SharePoint Online vs On-Premises: Porównanie wersji

Wybór między wersjami SharePoint to często pierwsza przeszkoda, z którą muszą zmierzyć się firmy planujące wdrożenie. Na rynku znajdziemy dwa główne warianty: SharePoint Online (chmurowy) i SharePoint On-Premises (lokalny). Która opcja sprawdzi się lepiej w Twojej organizacji?

SharePoint Online wchodzi w skład pakietu Microsoft 365 i działa w modelu subskrypcyjnym. Użytkownicy płacą miesięczny abonament, a Microsoft zajmuje się całą infrastrukturą. Dostępny jest w dwóch głównych planach: Plan 1 (około 5 USD/użytkownika/miesiąc) z podstawowymi funkcjami oraz Plan 2 (około 10 USD/użytkownika/miesiąc) z zaawansowanymi możliwościami. SharePoint Online znajdziemy również w pakietach Microsoft 365 Business oraz Enterprise (E3, E5).

Z drugiej strony, SharePoint On-Premises wymaga zakupu licencji serwerowej (około 28-30 tys. zł) oraz licencji dostępowych (CAL) dla każdego użytkownika. Najnowsza wersja - SharePoint Server Subscription Edition - potrzebuje aktywnej subskrypcji Software Assurance, bez której system przestaje działać.

Najważniejsze różnice między wersjami:

• Skalowalność - Online pozwala elastycznie zwiększać zasoby przez dokupienie licencji, podczas gdy On-Premises wymaga zakupu i konfiguracji dodatkowych serwerów

• Dostępność - Online zapewnia wysoką dostępność bez dodatkowych kosztów, natomiast On-Premises wymaga własnych rozwiązań zapasowych

• Aktualizacje - Online otrzymuje ciągłe aktualizacje w modelu SaaS, zaś On-Premises dostaje główne wersje co kilka lat

Warto zauważyć, że istnieją także scenariusze hybrydowe, łączące oba rozwiązania! Microsoft zapewnia integrację przez funkcje takie jak hybrydowe wyszukiwanie czy hybrydowy OneDrive. Co więcej, posiadacze licencji Microsoft 365 E3/E5 mają prawo dostępu do lokalnych serwerów SharePoint bez konieczności kupowania osobnych CAL (tzw. dual-use rights).

O co więc chodzi przy wyborze wersji? Wszystko zależy od specyfiki Twojej organizacji, wymogów zgodności i preferencji dotyczących zarządzania infrastrukturą IT.

Czym więc jest SharePoint?

SharePoint to zdecydowanie więcej niż zwykłe narzędzie do przechowywania plików. Ta platforma całkowicie zmienia sposób zarządzania informacjami w organizacjach każdej wielkości. Dzięki witrynom zespołowym i komunikacyjnym pracownicy mogą wreszcie skutecznie współpracować w jednym miejscu, bez ciągłego poszukiwania dokumentów w folderach pocztowych czy na dyskach sieciowych.

Funkcje zarządzania dokumentami, tworzenia baz wiedzy i budowania intranetów odpowiadają dokładnie na problemy, z którymi borykają się współczesne firmy. Chaos dokumentów? Koniec z tym! Integracja z Microsoft 365 jeszcze bardziej podnosi wartość platformy, umożliwiając płynne przechodzenie między aplikacjami.

Wybór między SharePoint Online a On-Premises przypomina decyzję o zakupie samochodu lub jego leasingu. Online oferuje elastyczność i brak kłopotów z utrzymaniem, zaś On-Premises daje pełną kontrolę nad danymi. Wybór zależy od tego, co jest ważniejsze dla Twojej organizacji.

Nie ma wątpliwości - SharePoint to potężne narzędzie, które zmienia sposób pracy zespołowej. Pamiętajmy jednak, że nawet najlepszy system nie zadziała bez odpowiedniego wdrożenia i przeszkolenia użytkowników. Często widzieliśmy projekty, które utknęły właśnie na tym etapie.

Mamy nadzieję, że ten 15-minutowy przewodnik rozjaśnił, czym naprawdę jest SharePoint i jakie korzyści może przynieść Twojej firmie. Teraz pytanie brzmi: w jaki sposób wykorzystasz tę platformę, aby rozwiązać problemy swojej organizacji?