Myślisz, że laptop kosztuje tylko tyle, co na fakturze? Sprawdź TCO komputera w firmie i zobacz ukryte koszty w liczbach.
Kupiłeś laptop za 4500 zł i uważasz, że to koniec wydatków? Mam dla Ciebie złe wieści.
Jako właściciel małej firmy prawdopodobnie dokładnie śledzisz każdą fakturę, każdy przelew. Ale istnieje kategoria kosztów, która wymyka się spod kontroli większości polskich MŚP – to tzw. Total Cost of Ownership (TCO) sprzętu komputerowego. I tutaj zaczyna się prawdziwa historia.
66% polskich małych i średnich firm wskazuje koszty jako największą barierę w cyfryzacji. Ale problem nie tkwi w tym, ile płacimy za komputery. Problem tkwi w tym, że nie widzimy prawdziwych kosztów, które ujawniają się dopiero w trakcie użytkowania.
Przeanalizowałem temat TCO w polskich realiach i odkryłem kilka faktów, które totalnie zmieniły moje podejście do zakupów IT. Oto one:
Wyobraź sobie górę lodową. Widzisz tylko wierzchołek – to cena, którą płacisz w sklepie. Ale pod powierzchnią czai się cała masa ukrytych wydatków.
Laptop za 4500 zł w rzeczywistości kosztuje firmę około 7400 zł przez 5 lat użytkowania. Dokąd znika tych 2900 zł? Na energię elektryczną, naprawy, utratę produktywności przez przestoje, wsparcie IT, aktualizacje i spadającą wartość urządzenia.
To nie jest abstrakcyjna teoria. To twarde liczby z polskiego rynku, które oznaczają, że jeśli masz 10 laptopów, faktycznie wydajesz 74 000 zł zamiast przewidywanych 45 000 zł.
Najbardziej bolesne? Większość firm nawet nie próbuje tych kosztów policzyć.
To jest liczba, która mnie totalnie zaskoczyła.
Po trzech latach użytkowania wydajność typowego komputera spada o 20-30%. Brzmi niewinnie, prawda? Ale przekłada się to na 15-30 minut straconego czasu dziennie na pracownika – wolne uruchamianie, zawieszenia, oczekiwanie.
Przy stawce 30 zł/h i 250 dniach pracy w roku, to dokładnie 1875 zł rocznie straty na jednym stanowisku. Dla 10-osobowej firmy to 18 750 zł wyrzucone w błoto tylko dlatego, że trzymasz się starego sprzętu "bo przecież jeszcze działa".
Ta ukryta strata często przewyższa oszczędność z odwlekania zakupu nowych komputerów. Paradoks? Próbując zaoszczędzić, tracisz więcej.
Zawsze myślałem, że komputer stacjonarny to oszczędniejszy wybór. Okazuje się, że to mit.
Desktop z monitorem pobiera prawie dwukrotnie więcej energii niż laptop. W polskich realiach 2025 roku, przy typowym użytkowaniu (8h dziennie, 250 dni w roku), roczny koszt prądu wynosi:
W perspektywie 5 lat to około 1000 zł różnicy na każde stanowisko. Pomnóż to przez liczbę twoich pracowników.
W czasach, gdy 62% polskich MŚP wskazuje rosnące koszty energii jako barierę rozwoju, ta różnica przestaje być detalem.
To brzmi jak herezja, szczególnie gdy patrzy się na cenniki Apple. Ale liczby nie kłamią.
IBM odkrył coś fascynującego: mimo że Maci kosztują więcej na starcie, użytkownicy Mac generują o 186% niższe koszty wsparcia IT niż użytkownicy Windows. To oznacza, że Mac potrzebuje około trzy razy mniej interwencji działu IT.
Dlaczego? Mniej problemów technicznych, mniejsze ryzyko malware, rzadsze awarie. A do tego:
Wyższa wartość rezydualna przekłada się na niższe raty leasingowe. W praktycznych wyliczeniach MacBook za 5000 zł mógł generować niższą ratę miesięczną niż laptop PC za 4000 zł – właśnie przez tę różnicę w wartości końcowej.
Nie mówię, że każda firma powinna przerzucić się na Mac. Ale warto przeliczyć TCO, zanim odrzucimy tę opcję tylko przez cenę zakupu.
Oto najbardziej kontrowersyjny wniosek z całej analizy.
Case study dwóch 10-osobowych firm pokazuje dramatyczną różnicę:
Oszczędność: 36 000 zł, czyli 45% kosztów.
Skąd ta różnica? Sprzęt poleasingowy klasy biznes (np. 2-3-letnie Dell Latitude, Lenovo ThinkPad) kosztuje 40-50% ceny nowego, ale oferuje:
To nie jest rozwiązanie dla każdego. Ale dla firmy z ograniczonym budżetem może być game-changerem.
Wyobraź sobie: poniedziałek rano, serwer nie odpowiada, 10 pracowników siedzi z założonymi rękoma.
Przy średniej stawce 30 zł/h, jeden dzień przestoju 10-osobowej firmy to 2400 zł straty. Nie liczę tu jeszcze dodatkowych kosztów – opóźnionych dostaw, niezadowolonych klientów, stresu.
Nawet pojedynczy pracownik niepracujący z powodu awarii komputera generuje koszt ~240 zł dziennie. A to zakładając, że nie ma zapasowego sprzętu i nie może pracować w ogóle.
Co z tego wynika? Posiadanie 1-2 rezerwowych laptopów kosztuje kilka tysięcy złotych, ale zwraca się przy pierwszej poważnej awarii. To nie jest koszt, ale polisa ubezpieczeniowa.
Zawsze wydawało mi się, że leasing to przepłacanie. Okazuje się, że to zależy.
Rzeczywiste wyliczenia pokazują, że przy sprzęcie o wysokiej wartości rezydualnej (jak MacBooki czy biznesowe ThinkPady), raty leasingowe mogą być konkurencyjne z zakupem – szczególnie gdy uwzględnimy wliczony serwis i gwarancję.
Przykład: leasing laptopa przez 5 lat (125 zł/mies.) wyszedł na 7500 zł, podczas gdy zakup nowego z kosztami eksploatacji – 7400 zł. Różnica minimalna, ale w leasingu firma miała wliczony serwis i uniknęła zamrożenia 4500 zł kapitału na starcie.
Kluczowe pytanie nie brzmi "kupić czy leasingować", ale "który model finansowania daje najniższy TCO przy moich potrzebach".
Najgorsze, co możesz zrobić po przeczytaniu tego artykułu, to wrócić do kupowania sprzętu wyłącznie na podstawie ceny zakupu.
TCO to nie teoria dla korporacji. To narzędzie, które pozwala małym firmom podejmować mądrzejsze decyzje. Decyzje, które w perspektywie 5 lat mogą zaoszczędzić dziesiątki tysięcy złotych, które możesz zainwestować w rozwój biznesu zamiast w ukryte koszty utrzymania przestarzałego sprzętu.
Więc pytanie brzmi: ile faktycznie kosztują cię twoje komputery? Bo jeśli znasz tylko cenę zakupu, prawdopodobnie nie znasz połowy historii.
76% menedżerów wskazało, że ich usługi IT są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów.
CodeARM Sp. z o.o.
ul. Senatorska 31
93-192 Łódź
NIP 7292741912
KRS 0000939298
1 Deloitte Global Outsourcing Survey 2022.
2 Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022