Microsoft 365 vs Office 365: Co powinieneś wiedzieć?
Microsoft 365 to kompleksowe rozwiązanie, które łączy w sobie aplikacje Office, zaawansowane funkcje bezpieczeństwa oraz narzędzia do zarządzania urządzeniami. Obejmuje nie tylko Worda, Excela czy PowerPointa, ale także usługi takie jak Microsoft Teams, Intune czy zaawansowane mechanizmy ochrony danych. Jest to odpowiedź Microsoftu na rosnące potrzeby firm w zakresie integracji narzędzi pracy z funkcjami zabezpieczającymi i ułatwiającymi zarządzanie infrastrukturą IT.
Office 365, z kolei, skupia się głównie na dostarczeniu aplikacji biurowych i podstawowych usług chmurowych. Oferuje dostęp do znanych programów Office oraz takich usług jak Exchange Online czy SharePoint, wspierając codzienną produktywność i komunikację w firmie.
Ewolucja tych produktów wynika z ciągłego dążenia Microsoftu do sprostania dynamicznie zmieniającym się wymaganiom rynku. Początkowo Office 365 był głównym pakietem usług chmurowych firmy, jednak wraz z rosnącym znaczeniem cyberbezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami powstał Microsoft 365. Integruje on w sobie możliwości Office 365, rozszerzając je o dodatkowe funkcje bezpieczeństwa i zarządzania.
W niniejszym artykule dokładnie przeanalizujemy różne plany oferowane w ramach Microsoft 365 i Office 365. Naszym celem jest pomóc Ci zrozumieć kluczowe różnice i wybrać opcję najlepiej dostosowaną do Twoich potrzeb. Zapraszamy do lektury, która przybliży Ci wszystkie aspekty tych usług i ułatwi podjęcie właściwej decyzji.
Przegląd dostępnych planów
Wybór odpowiedniego planu w ramach Microsoft 365 i Office 365 jest kluczowy dla maksymalizacji korzyści z tych usług. Microsoft oferuje różnorodne plany dostosowane do potrzeb różnych użytkowników — od pracowników pierwszej linii po duże korporacje wymagające zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa i zarządzania.
Microsoft 365
- Microsoft 365 F1
Przeznaczony dla pracowników pierwszej linii, którzy potrzebują podstawowych narzędzi do komunikacji i współpracy. Plan ten oferuje dostęp do aplikacji takich jak Microsoft Teams, SharePoint Online oraz Exchange Online w wersji online. Nie obejmuje instalacji aplikacji Office na komputerach, co jest idealne dla pracowników korzystających z urządzeń współdzielonych lub mobilnych.
- Microsoft 365 F3
Zapewnia wszystko to, co plan F1, ale dodatkowo oferuje rozszerzone funkcje współpracy i podstawowe wersje aplikacji Office na urządzeniach mobilnych. Jest to idealny wybór dla pracowników potrzebujących większej elastyczności i dostępu do narzędzi Office w ograniczonym zakresie.
- Microsoft 365 Business Premium
Kompleksowe rozwiązanie dla małych i średnich firm. Oferuje pełny pakiet aplikacji Office do instalacji na komputerach i urządzeniach mobilnych, a także zaawansowane narzędzia bezpieczeństwa, takie jak Microsoft Intune i Azure Information Protection. Ten plan umożliwia zarządzanie urządzeniami i ochronę danych firmowych, co jest kluczowe w dzisiejszym środowisku pracy zdalnej i hybrydowej.
- Microsoft 365 Enterprise E3
Skierowany do średnich i dużych organizacji, które potrzebują zaawansowanych funkcji zarządzania i bezpieczeństwa. Obejmuje wszystkie funkcje Business Premium oraz dodatkowe narzędzia, takie jak zaawansowane funkcje analityczne, eDiscovery i większe limity magazynowania. Umożliwia to lepszą kontrolę nad danymi i zgodność z regulacjami prawnymi.
- Microsoft 365 Enterprise E5
Najbardziej rozbudowany plan, oferujący najwyższy poziom zabezpieczeń i funkcji zgodności. Dodatkowo zawiera Microsoft Defender for Endpoint, zaawansowane narzędzia analityczne oraz funkcje zarządzania ryzykiem wewnętrznym. Idealny dla organizacji wymagających kompleksowej ochrony przed zagrożeniami i zaawansowanej analityki danych.
Office 365
- Office 365 F3
Podobny do Microsoft 365 F3, ale skupia się głównie na aplikacjach i usługach online. Nie zawiera zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami dostępnych w Microsoft 365. Oferuje dostęp do Office Online, Teams, Exchange Online i SharePoint Online.
- Office 365 E1
Podstawowy plan dla organizacji, które potrzebują narzędzi do współpracy online bez konieczności instalacji aplikacji desktopowych. Obejmuje Office Online, OneDrive, Teams i inne usługi chmurowe, co umożliwia efektywną współpracę w zespołach rozproszonych.
- Office 365 E3
Rozszerza możliwości planu E1 o pełne wersje aplikacji Office do instalacji na urządzeniach. Dodatkowo oferuje zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zgodności, takie jak Data Loss Prevention i poczta archiwalna. Jest odpowiedni dla firm potrzebujących solidnych narzędzi do pracy biurowej i dodatkowych zabezpieczeń.
- Office 365 E5
Najbardziej zaawansowany plan w ofercie Office 365, dostarczający najwyższy poziom funkcji zabezpieczeń, zgodności i analityki biznesowej. Zawiera wszystko, co plan E3, oraz dodatkowe narzędzia, takie jak Advanced Threat Protection, Power BI Pro i Audio Conferencing. Idealny dla dużych organizacji wymagających kompleksowej ochrony i zaawansowanych funkcji analitycznych.
Dla kogo są przeznaczone poszczególne plany?
- Dla małych firm: Microsoft 365 Business Premium jest doskonałym wyborem, oferując pełne aplikacje Office, narzędzia do współpracy oraz zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zarządzania urządzeniami w przystępnej cenie.
- Dla dużych organizacji: Microsoft 365 Enterprise E5 lub Office 365 E5 zapewniają najbardziej rozbudowane funkcje w zakresie zabezpieczeń, zgodności i analityki. Są idealne dla firm, które muszą spełniać rygorystyczne standardy bezpieczeństwa i zarządzać dużą ilością danych.
- Dla pracowników pierwszej linii: Microsoft 365 F1 oferuje niezbędne narzędzia do komunikacji i współpracy przy minimalnych kosztach. To świetne rozwiązanie dla pracowników, którzy nie potrzebują pełnej funkcjonalności pakietu Office na co dzień.
Porównanie doświadczenia użytkownika końcowego i administratora
Użytkownik końcowy w zależności od wybranego planu może zauważyć różnice w dostępności aplikacji i usług:
- W planach F1 i F3 dostęp do aplikacji Office jest ograniczony do wersji online lub mobilnych, co może wpłynąć na sposób pracy z dokumentami.
- Plany Business Premium, E3 i E5 oferują pełne wersje aplikacji Office do instalacji, co zapewnia pełną funkcjonalność i wydajność.
Administratorzy IT mają z kolei różne możliwości zarządzania i zabezpieczania środowiska:
- W planach Microsoft 365 Business Premium i wyższych dostępne są zaawansowane narzędzia zarządzania urządzeniami i aplikacjami poprzez Microsoft Intune.
- Plany Enterprise E3 i E5 oferują dodatkowe funkcje, takie jak Advanced Threat Protection, zarządzanie tożsamością i zgodność z regulacjami, co ułatwia utrzymanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa w organizacji.
Podstawowe usługi i aplikacje
Wybierając odpowiedni plan w ramach Microsoft 365 lub Office 365, warto zrozumieć, jakie podstawowe usługi i aplikacje są dostępne i jak mogą one wspierać Twoją organizację. Poniżej przedstawiamy szczegółowy opis najważniejszych narzędzi, które stanowią fundament produktywności w nowoczesnym środowisku pracy.
Instalacja Office na komputerach
Pełne wersje aplikacji Office do instalacji na komputerach stacjonarnych i urządzeniach mobilnych to podstawa efektywnej pracy dla wielu firm. W zależności od wybranego planu, użytkownicy mogą korzystać z aplikacji takich jak Word, Excel, PowerPoint, Outlook czy OneNote w pełni funkcjonalnej formie.
- Microsoft 365 Business Premium oraz Enterprise (E3, E5) oferują możliwość instalacji pełnego pakietu Office na maksymalnie pięciu urządzeniach na użytkownika.
- Office 365 E3 i E5 również zapewniają tę możliwość, co jest szczególnie ważne dla firm o rozbudowanej strukturze i potrzebie korzystania z zaawansowanych funkcji aplikacji Office.
Plany F1 i F3 w obu pakietach nie obejmują instalacji aplikacji desktopowych, skupiając się na dostępie do narzędzi online i mobilnych.
Office Online
Office Online to zestaw aplikacji biurowych dostępnych przez przeglądarkę internetową. Umożliwia tworzenie i edycję dokumentów Word, Excel, PowerPoint i OneNote bez konieczności instalacji oprogramowania na urządzeniu.
- Wszystkie plany Microsoft 365 i Office 365 oferują dostęp do Office Online, co pozwala na pracę z dowolnego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu.
- To rozwiązanie jest szczególnie korzystne dla organizacji z pracownikami mobilnymi lub zespołami rozproszonymi geograficznie, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym i łatwe udostępnianie dokumentów.
OneDrive
OneDrive dla Firm to usługa przechowywania plików w chmurze, która umożliwia bezpieczne przechowywanie, synchronizację i udostępnianie plików.
- Pojemność magazynowania różni się w zależności od planu:
- Plany Business oferują 1 TB przestrzeni na użytkownika.
- W planach Enterprise E3 i E5 dostępna jest nielimitowana przestrzeń, co jest istotne dla firm pracujących z dużą ilością danych.
- OneDrive integruje się z innymi aplikacjami Office, umożliwiając automatyczne zapisywanie i dostęp do plików z różnych urządzeń.
Exchange Online
Exchange Online to usługa poczty elektronicznej klasy biznesowej, która zapewnia niezawodną i bezpieczną komunikację.
- Skrzynki pocztowe o pojemności:
- 50 GB w podstawowych planach.
- 100 GB w planach Business Premium, E3 i E5.
- Oferuje kalendarze, kontakty i zadania, ułatwiając organizację pracy i planowanie.
- Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, takie jak ochrona przed spamem i malware, są standardem, zapewniając bezpieczeństwo komunikacji firmowej.
SharePoint Online
SharePoint Online to platforma do współpracy i zarządzania treścią, umożliwiająca tworzenie stron zespołów, bibliotek dokumentów i przepływów pracy.
- Ułatwia centralizację dokumentów i informacji, co zwiększa efektywność pracy zespołów.
- Wspiera kontrolę wersji dokumentów, uprawnienia dostępu i integrację z innymi aplikacjami Microsoft 365.
- Dostępny we wszystkich planach, z wyjątkiem niektórych wersji F1, co pozwala na dostosowanie wykorzystania SharePoint do potrzeb organizacji.
Microsoft Teams
Microsoft Teams to centrum współpracy zespołowej, łączące czaty, spotkania online, rozmowy głosowe i wideokonferencje w jednej aplikacji.
- Umożliwia tworzenie kanałów tematycznych, udostępnianie plików i współpracę w czasie rzeczywistym.
- Integracja z innymi usługami Microsoft, takimi jak Planner, OneNote czy Power BI, rozszerza funkcjonalność Teams i wspiera produktywność zespołów.
- Dostępny w większości planów, Teams jest kluczowym narzędziem dla organizacji stawiających na nowoczesne metody komunikacji i współpracy.
Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zgodności
Bezpieczeństwo danych i zgodność z regulacjami to fundamenty, na których opiera się zaufanie do każdej organizacji. Zagrożenia cybernetyczne stają się coraz bardziej zaawansowane, a przepisy dotyczące ochrony danych coraz bardziej restrykcyjne. Microsoft 365 wychodzi naprzeciw tym wyzwaniom, oferując szereg zaawansowanych funkcji bezpieczeństwa i zgodności, które pomagają chronić Twoją firmę na wielu płaszczyznach.
Azure Active Directory (Azure AD)
Azure Active Directory to kompleksowa usługa zarządzania tożsamościami i dostępem w chmurze. Umożliwia bezpieczne uwierzytelnianie użytkowników oraz kontrolę dostępu do zasobów firmowych.
- Jednokrotne logowanie (SSO): Ułatwia użytkownikom dostęp do aplikacji firmowych za pomocą jednego zestawu poświadczeń.
- Warunkowy dostęp: Pozwala definiować zasady dostępu oparte na lokalizacji, urządzeniu czy ryzyku, zwiększając bezpieczeństwo logowania.
- Monitorowanie i raportowanie: Umożliwia śledzenie aktywności logowania i wykrywanie potencjalnych zagrożeń.
Microsoft Intune
Microsoft Intune to usługa w chmurze do zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM) i aplikacjami mobilnymi (MAM).
- Zarządzanie urządzeniami: Pozwala na wdrażanie polityk bezpieczeństwa na urządzeniach z systemami iOS, Android i Windows.
- Ochrona aplikacji: Umożliwia kontrolę nad tym, jak aplikacje uzyskują dostęp do danych firmowych.
- Zgodność urządzeń: Monitoruje stan urządzeń, zapewniając, że tylko zgodne urządzenia mają dostęp do zasobów firmy.
Defender for Office 365
Defender for Office 365 to zaawansowane rozwiązanie zabezpieczające przed nowoczesnymi zagrożeniami poczty elektronicznej i współpracy.
- Ochrona przed phishingiem: Wykrywa i blokuje próby wyłudzenia informacji.
- Bezpieczne załączniki i linki: Skanuje w czasie rzeczywistym załączniki i linki pod kątem złośliwego oprogramowania.
- Śledzenie zagrożeń: Dostarcza szczegółowych raportów i analiz na temat ataków skierowanych przeciwko organizacji.
Information Protection
Microsoft Information Protection umożliwia klasyfikację i ochronę danych w całej organizacji.
- Etykietowanie poufności: Pozwala na oznaczanie dokumentów i e-maili poziomem poufności, co automatycznie stosuje odpowiednie zabezpieczenia.
- Szyfrowanie danych: Chroni informacje nawet po opuszczeniu organizacji.
- Monitorowanie i reagowanie: Śledzi przepływ danych i umożliwia szybkie działanie w przypadku naruszeń.
Advanced Threat Analytics (ATA)
Advanced Threat Analytics to narzędzie do wykrywania i analizowania zaawansowanych zagrożeń oraz ataków wewnętrznych.
- Analiza behawioralna: Wykrywa nietypowe zachowania użytkowników i urządzeń, wskazujące na potencjalne zagrożenia.
- Wczesne ostrzeganie: Informuje o podejrzanych działaniach w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
- Integracja z istniejącą infrastrukturą: ATA współpracuje z Twoimi serwerami Active Directory, minimalizując potrzebę dodatkowej konfiguracji.
Dlaczego to jest ważne dla Twojej firmy?
Zaawansowane funkcje bezpieczeństwa i zgodności w Microsoft 365 są nie tylko narzędziami technicznymi, ale przede wszystkim strategicznymi elementami ochrony Twojego biznesu. W sektorach takich jak zdrowie, finanse czy prawo, gdzie obowiązują rygorystyczne regulacje, posiadanie odpowiednich narzędzi jest niezbędne do spełnienia wymogów prawnych i ochrony danych klientów.
Nasze rekomendacje:
- Oceń ryzyko: Zastanów się, jakie zagrożenia są najbardziej prawdopodobne w Twojej branży i jak mogą wpłynąć na Twoją firmę.
- Wybierz odpowiedni plan: Plany Microsoft 365 E5 oferują najbardziej zaawansowane funkcje bezpieczeństwa. Jeśli Twoja firma działa w regulowanym sektorze, warto rozważyć tę opcję.
- Szkol pracowników: Nawet najlepsze narzędzia nie zastąpią świadomych użytkowników. Regularne szkolenia z zakresu bezpieczeństwa są kluczowe.
Narzędzia do współpracy i produktywności
W świecie pracy zdalnej i hybrydowej, efektywna współpraca i produktywność są kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. Microsoft 365 oferuje szereg narzędzi, które wspierają zespoły w osiąganiu celów, niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Przyjrzyjmy się bliżej, jak Stream, Planner, Power Automate, Power BI i Forms mogą zrewolucjonizować sposób, w jaki pracujesz.
Microsoft Stream
Microsoft Stream to wewnętrzna platforma wideo, która umożliwia tworzenie, udostępnianie i zarządzanie treściami wideo w organizacji.
- Wspieranie komunikacji: Stream ułatwia dzielenie się ważnymi informacjami poprzez nagrywanie spotkań, szkoleń czy ogłoszeń. Dzięki temu wszyscy pracownicy, niezależnie od strefy czasowej czy lokalizacji, mają dostęp do tych samych materiałów.
- Integracja z Teams: Stream płynnie integruje się z Microsoft Teams, pozwalając na łatwe udostępnianie wideo podczas czatów i spotkań.
- Bezpieczeństwo danych: Wszystkie treści są chronione zgodnie z polityką bezpieczeństwa Twojej organizacji, co zapewnia, że poufne informacje pozostają w odpowiednich rękach.
Microsoft Planner
Microsoft Planner to intuicyjne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, które wspiera zespoły w organizacji pracy.
- Planowanie i śledzenie zadań: Umożliwia tworzenie planów, przypisywanie zadań, ustalanie terminów i monitorowanie postępów w czasie rzeczywistym.
- Współpraca zespołowa: Wspiera komunikację między członkami zespołu poprzez komentarze i aktualizacje statusu, co zwiększa przejrzystość i odpowiedzialność.
- Dostępność na różnych urządzeniach: Planner jest dostępny zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, co pozwala na zarządzanie zadaniami w dowolnym miejscu.
Power Automate (dawniej Flow)
Power Automate to narzędzie do automatyzacji procesów biznesowych, które pozwala na tworzenie przepływów pracy bez konieczności programowania.
- Automatyzacja rutynowych zadań: Umożliwia tworzenie automatycznych akcji, takich jak przesyłanie powiadomień, synchronizacja plików czy aktualizacja baz danych.
- Integracja z wieloma usługami: Łączy się z ponad 300 aplikacjami i usługami, takimi jak SharePoint, Dynamics 365 czy OneDrive, co zwiększa możliwości automatyzacji.
- Łatwość użycia: Intuicyjny interfejs typu "przeciągnij i upuść" pozwala na tworzenie przepływów przez użytkowników bez wiedzy technicznej.
Power BI
Power BI to zaawansowane narzędzie analityczne, które przekształca dane w interaktywne wizualizacje i raporty.
- Integracja danych: Łączy dane z różnych źródeł, umożliwiając kompleksową analizę biznesową.
- Interaktywne wizualizacje: Pozwala na tworzenie atrakcyjnych i łatwych do zrozumienia raportów, które wspierają podejmowanie decyzji opartych na danych.
- Udostępnianie i współpraca: Raporty mogą być udostępniane w organizacji, co wspiera transparentność i wspólne rozumienie kluczowych wskaźników.
Microsoft Forms
Microsoft Forms to proste w użyciu narzędzie do tworzenia ankiet, quizów i formularzy.
- Szybkie tworzenie formularzy: Umożliwia tworzenie ankiet w kilka minut, bez potrzeby zaawansowanej wiedzy technicznej.
- Zbieranie i analiza danych: Automatycznie gromadzi odpowiedzi i prezentuje wyniki w czytelnych wykresach, ułatwiając interpretację danych.
- Integracja z innymi aplikacjami: Formularze mogą być osadzane w Teams, SharePoint czy wysyłane e-mailem, co zwiększa ich dostępność.
Wsparcie dla pracy zdalnej i hybrydowej
Wszystkie powyższe narzędzia są zaprojektowane z myślą o wspieraniu zdalnych i hybrydowych modeli pracy:
- Dostępność w chmurze: Umożliwiają dostęp do danych i aplikacji z dowolnego miejsca i urządzenia.
- Współpraca w czasie rzeczywistym: Ułatwiają komunikację i współpracę między członkami zespołu, niezależnie od ich lokalizacji.
- Bezpieczeństwo: Zapewniają ochronę danych poprzez zaawansowane funkcje bezpieczeństwa dostępne w Microsoft 365.
Narzędzia do współpracy i produktywności dostępne w Microsoft 365 są nieocenione w budowaniu nowoczesnego, efektywnego i elastycznego środowiska pracy. Wspierają one nie tylko codzienne zadania, ale także strategiczne cele organizacji, umożliwiając:
- Lepszą komunikację: Dzięki takim narzędziom jak Teams i Stream.
- Zwiększoną produktywność: Poprzez automatyzację procesów z Power Automate i efektywne zarządzanie zadaniami w Plannerze.
- Decyzje oparte na danych: Za sprawą zaawansowanej analityki w Power BI.
- Zaangażowanie pracowników i klientów: Poprzez zbieranie opinii i informacji zwrotnych z Forms.
Funkcje komunikacyjne
Efektywna komunikacja jest sercem każdej organizacji. W erze pracy zdalnej i hybrydowej potrzebujemy narzędzi, które nie tylko łączą ludzi, ale także umożliwiają płynną i niezawodną współpracę. Microsoft 365 oferuje zaawansowane rozwiązania komunikacyjne, takie jak Skype for Business, Audio Conferencing i Phone System, które przekształcają sposób, w jaki zespoły komunikują się i współpracują na co dzień.
Skype for Business
Skype for Business to sprawdzone narzędzie komunikacyjne, które przez lata służyło wielu organizacjom na całym świecie.
- Rozmowy i spotkania online: Umożliwia prowadzenie czatów, rozmów głosowych i wideo oraz organizowanie spotkań online z udziałem nawet 250 osób.
- Współdzielenie treści: Pozwala na udostępnianie ekranu, prezentacji i dokumentów w czasie rzeczywistym, co usprawnia współpracę zespołową.
- Integracja z Office: Bezproblemowo współpracuje z aplikacjami Office, umożliwiając szybką organizację spotkań bezpośrednio z kalendarza Outlook.
Audio Conferencing
Audio Conferencing to funkcja, która umożliwia dołączanie do spotkań Microsoft Teams za pomocą tradycyjnego połączenia telefonicznego.
- Łatwy dostęp: Uczestnicy mogą dołączyć do spotkania, dzwoniąc na numer konferencyjny i wprowadzając identyfikator spotkania, co jest szczególnie przydatne w sytuacjach braku dostępu do internetu.
- Globalny zasięg: Dostępne numery telefoniczne w wielu krajach pozwalają na udział w spotkaniach międzynarodowych bez dodatkowych kosztów dla uczestników.
- Elastyczność: Idealne rozwiązanie dla pracowników w podróży lub w miejscach o ograniczonej łączności internetowej.
Phone System
Phone System w Microsoft 365 to nowoczesne rozwiązanie telefonii w chmurze, zastępujące tradycyjne centrale telefoniczne (PBX).
- Zintegrowana komunikacja: Umożliwia wykonywanie, odbieranie i przekazywanie połączeń bezpośrednio z aplikacji Microsoft Teams na komputerach, tabletach i smartfonach.
- Zaawansowane funkcje: Oferuje funkcje takie jak poczta głosowa, kolejki połączeń, przekierowania i wiele innych, które usprawniają obsługę połączeń w firmie.
- Łatwe zarządzanie: Centralne zarządzanie numerami telefonów i użytkownikami przez administratorów IT, co upraszcza procesy i obniża koszty utrzymania infrastruktury.
Dlaczego warto wybrać te narzędzia komunikacyjne?
- Jednolita platforma: Integracja komunikacji głosowej, wideo i czatu w ramach Microsoft 365 usprawnia procesy i zwiększa produktywność.
- Mobilność i elastyczność: Pracownicy mogą komunikować się z dowolnego miejsca i urządzenia, co jest kluczowe w modelu pracy zdalnej i hybrydowej.
- Skalowalność: Rozwiązania te są odpowiednie dla firm każdej wielkości, od małych przedsiębiorstw po duże korporacje.
- Bezpieczeństwo: Wbudowane funkcje zabezpieczeń i zgodności z regulacjami zapewniają ochronę danych i komunikacji na najwyższym poziomie.
Dodatkowe usługi i funkcje
Microsoft 365 oferuje szereg dodatkowych usług i funkcji, które nie tylko wspierają codzienną pracę, ale także pomagają w spełnieniu wymogów prawnych i regulacyjnych. Przyjrzyjmy się bliżej takim narzędziom jak MyAnalytics, Advanced eDiscovery, Advanced Data Governance i Customer Lockbox.
MyAnalytics
MyAnalytics to osobisty asystent produktywności, który dostarcza Ci szczegółowych informacji na temat Twojego stylu pracy.
- Analiza czasu pracy: MyAnalytics monitoruje, ile czasu spędzasz na spotkaniach, odpowiadaniu na e-maile czy pracy indywidualnej. Dzięki temu możesz lepiej zarządzać swoim harmonogramem i unikać przepracowania.
- Rekomendacje: Na podstawie zebranych danych narzędzie proponuje konkretne działania, takie jak zarezerwowanie czasu na pracę skupioną czy ograniczenie liczby spotkań.
- Poprawa równowagi między życiem zawodowym a prywatnym: MyAnalytics pomaga znaleźć równowagę, analizując Twoje godziny pracy i sugerując przerwy.
Advanced eDiscovery
Advanced eDiscovery to zaawansowane narzędzie do zarządzania procesem elektronicznego odkrywania informacji, niezbędne w sytuacjach prawnych i dochodzeniach wewnętrznych.
- Skalowalne wyszukiwanie: Umożliwia przeszukiwanie ogromnych ilości danych w różnych usługach Microsoft 365, takich jak Exchange Online, SharePoint Online czy OneDrive dla Firm.
- Analiza danych: Wykorzystuje mechanizmy uczenia maszynowego do identyfikacji istotnych informacji, eliminując duplikaty i nieistotne dane.
- Zachowanie zgodności: Pomaga spełnić wymogi prawne i regulacyjne, takie jak RODO, poprzez bezpieczne przechowywanie i zarządzanie danymi.
Advanced Data Governance
Advanced Data Governance to funkcja, która pomaga w inteligentnym zarządzaniu cyklem życia danych w organizacji.
- Automatyczne klasyfikowanie: Wykorzystuje sztuczną inteligencję do identyfikacji i klasyfikacji poufnych informacji, takich jak dane osobowe czy finansowe.
- Zarządzanie retencją: Pozwala definiować polityki przechowywania danych, określając, które informacje powinny być zachowane, a które bezpiecznie usunięte.
- Redukcja ryzyka: Eliminując nadmiarowe lub przeterminowane dane, zmniejszasz ryzyko naruszenia bezpieczeństwa i koszty związane z przechowywaniem.
Customer Lockbox
Customer Lockbox daje Ci pełną kontrolę nad dostępem do Twoich danych przez personel Microsoftu.
- Zatwierdzanie dostępu: W sytuacjach, gdy inżynier Microsoftu potrzebuje dostępu do Twoich danych w celu rozwiązania problemu technicznego, Customer Lockbox wymaga Twojego wyraźnego zatwierdzenia.
- Pełna transparentność: Każda prośba o dostęp jest udokumentowana, a Ty masz wgląd w to, kto i kiedy uzyskuje dostęp do Twoich danych.
- Zgodność z regulacjami: Pomaga spełnić wymogi dotyczące ochrony danych, takie jak RODO, dając Ci kontrolę nad procesami obsługi.
Porównanie cenowe
Wybór odpowiedniego planu Microsoft 365 to decyzja, która wpływa na funkcjonowanie i efektywność Twojej firmy. Zrozumienie różnic cenowych między poszczególnymi planami oraz analiza stosunku ceny do oferowanych funkcji pozwala na optymalne dopasowanie rozwiązania do potrzeb organizacji i budżetu.
Zestawienie cen dla różnych planów
oniżej przedstawiamy orientacyjne ceny miesięczne netto za jednego użytkownika dla wybranych planów Microsoft 365 i Office 365. Ceny mogą różnić się w zależności od regionu i dostawcy, dlatego zawsze warto skonsultować aktualne stawki.
- Microsoft 365 Business Basic: od 5,60 € użytkownika/miesiąc
- Microsoft 365 Business Standard: od 11,70 € użytkownika/miesiąc
- Microsoft 365 Business Premium: od 20,60 € użytkownika/miesiąc
- Office 365 E1: od 7,40 € użytkownika/miesiąc
- Office 365 E3: od 23,10 € użytkownika/miesiąc
- Office 365 E5: od 39,50 € użytkownika/miesiąc
Analiza stosunku ceny do oferowanych funkcji
Przy wyborze planu warto zastanowić się, jakie funkcje są niezbędne dla Twojej firmy i czy dodatkowe koszty związane z wyższymi planami są uzasadnione. Na przykład:
- Dla małych firm poszukujących podstawowej współpracy i komunikacji, Microsoft 365 Business Basic oferuje podstawowe narzędzia takie jak Teams, Exchange i OneDrive, co może być wystarczające w przystępnej cenie.
- Średnie firmy mogą skorzystać z Microsoft 365 Business Standard, który oferuje dodatkowo aplikacje desktopowe Office, co jest istotne dla zespołów wymagających bardziej zaawansowanych funkcji edytorskich.
- Duże przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na plany E3 lub E5, które oferują zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, analizy danych i zgodności, co jest kluczowe dla organizacji o wysokich wymaganiach dotyczących zabezpieczeń i regulacji prawnych.
Decydując się na plan, ważne jest, aby zważyć koszty w kontekście potencjalnego zwrotu z inwestycji. Funkcje takie jak Advanced eDiscovery czy Advanced Data Governance, dostępne w wyższych planach, mogą przynieść znaczne oszczędności w zarządzaniu ryzykiem i danych, co dla niektórych firm może w pełni uzasadniać wyższe wydatki.
Jak wybrać odpowiedni plan?
Rozumiemy, że podjęcie tej decyzji może być wyzwaniem. Dlatego przygotowaliśmy przewodnik, który pomoże Ci ocenić potrzeby Twojej firmy i wybrać plan idealnie dopasowany do Waszych wymagań.
Kluczowe pytania, które należy sobie zadać
- Jakie są główne potrzeby komunikacyjne i współpracy w mojej organizacji?
- Czy Twoi pracownicy potrzebują zaawansowanych narzędzi do komunikacji, takich jak Teams czy Skype for Business?
- Czy ważna jest dla Was możliwość współpracy w czasie rzeczywistym nad dokumentami?
- Czy potrzebujemy pełnych wersji aplikacji Office na komputerach, czy wystarczą nam wersje online?
- Czy Twoi pracownicy korzystają z zaawansowanych funkcji aplikacji Word, Excel czy PowerPoint?
- Czy mobilność i dostęp z dowolnego miejsca są dla Was priorytetem?
- Jakie są nasze wymagania w zakresie bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami?
- Czy działacie w branży regulowanej, takiej jak medycyna, finanse czy prawo?
- Czy potrzebujecie zaawansowanych funkcji, takich jak Advanced Threat Protection czy Information Protection?
- Ile użytkowników będzie korzystać z usług?
- Czy Wasza organizacja liczy poniżej 300 pracowników, czy więcej?
- Czy planujecie szybki wzrost zatrudnienia w najbliższym czasie?
- Jaki jest nasz budżet na rozwiązania IT?
- Jakie są Wasze możliwości finansowe w kontekście inwestycji w narzędzia IT?
- Czy ważniejsza jest dla Was optymalizacja kosztów, czy dostęp do najbardziej zaawansowanych funkcji?
- Jakie narzędzia do zarządzania urządzeniami i aplikacjami są nam potrzebne?
- Czy potrzebujecie centralnego zarządzania urządzeniami mobilnymi za pomocą Intune?
- Czy ważne jest dla Was wdrożenie polityk bezpieczeństwa na urządzeniach pracowników?
- Czy potrzebujemy zaawansowanych narzędzi analitycznych i raportowania?
- Czy Power BI Pro jest narzędziem, które przyniesie wartość Waszej organizacji?
- Czy chcecie analizować produktywność za pomocą MyAnalytics?
Wskazówki dotyczące oceny potrzeb organizacji
1. Przeprowadź analizę obecnej infrastruktury i procesów
- Sporządź listę używanych obecnie narzędzi i ocen ich skuteczność.
- Zidentyfikuj obszary, w których brakuje funkcjonalności lub istniejące rozwiązania są niewystarczające.
2. Konsultuj się z zespołami i pracownikami
- Zapytaj pracowników o ich potrzeby i wyzwania w codziennej pracy.
- Zbierz informacje zwrotne na temat tego, jakie narzędzia byłyby dla nich najbardziej pomocne.
3. Określ priorytety biznesowe i cele strategiczne
- Zastanów się, jakie są kluczowe cele Twojej organizacji na najbliższe lata.
- Wybierz plan, który wspiera te cele poprzez odpowiednie narzędzia i funkcje.
4. Rozważ przyszły rozwój i skalowalność
- Wybierz rozwiązanie, które będzie rosnąć wraz z Twoją firmą.
- Upewnij się, że wybrany plan pozwoli na dodawanie nowych użytkowników i funkcji w miarę potrzeb.
5. Analizuj stosunek ceny do wartości
- Porównaj koszty poszczególnych planów z korzyściami, jakie przyniosą Twojej organizacji.
- Pamiętaj, że inwestycja w bardziej zaawansowane funkcje może przynieść oszczędności w dłuższej perspektywie dzięki zwiększonej efektywności i bezpieczeństwu.
6. Skonsultuj się z ekspertami
- Jeśli masz wątpliwości, skontaktuj się z naszym zespołem. Chętnie pomożemy Ci przeanalizować potrzeby i doradzimy w wyborze najlepszego planu.
Podsumowanie
Wybór pomiędzy Microsoft 365 a Office 365 jest kluczową decyzją, która może znacząco wpłynąć na efektywność, bezpieczeństwo i rozwój Twojej organizacji. Oba rozwiązania oferują bogaty zestaw narzędzi i usług, ale istnieją istotne różnice, które warto uwzględnić przy podejmowaniu decyzji.
Główne różnice między Microsoft 365 a Office 365
- Microsoft 365 to kompleksowy pakiet obejmujący nie tylko aplikacje Office i usługi chmurowe, ale także zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, zarządzania urządzeniami oraz system operacyjny Windows 10 Enterprise (w planach Enterprise). Oferuje narzędzia takie jak Azure Active Directory Premium, Microsoft Intune i Defender for Office 365.
- Office 365 skupia się głównie na aplikacjach biurowych i podstawowych usługach chmurowych, takich jak Exchange Online, SharePoint Online i Microsoft Teams. Nie zawiera zaawansowanych funkcji zarządzania urządzeniami ani dodatkowych zabezpieczeń.
- Bezpieczeństwo i zgodność:
- Microsoft 365 oferuje zaawansowane mechanizmy ochrony danych i zgodności z regulacjami, co jest kluczowe dla firm działających w branżach regulowanych, takich jak finanse czy opieka zdrowotna.
- Office 365 zapewnia podstawowe zabezpieczenia, ale nie obejmuje takich funkcji jak Advanced Threat Analytics czy Information Protection.
- Zarządzanie urządzeniami:
- Microsoft 365 umożliwia centralne zarządzanie urządzeniami za pomocą Microsoft Intune, co pozwala na wdrażanie polityk bezpieczeństwa i zarządzanie flotą urządzeń z jednego miejsca.
- Office 365 nie oferuje narzędzi do zarządzania urządzeniami mobilnymi czy komputerami.