Informatyk w firmie kosztuje 8000+ miesięcznie, a outsourcing tylko 1000-3000 zł. Odkryj, które rozwiązanie da Ci więcej korzyści
Większość firm wcześniej czy później staje przed tym samym dylematem: zatrudnić własnego informatyka na etat czy przekazać obsługę IT zewnętrznej firmie IT? Ta decyzja wpływa na codzienne funkcjonowanie biznesu i kształtuje całą strategię technologiczną przedsiębiorstwa.
Różnice między tymi rozwiązaniami są znaczące. Każde z nich ma swoje mocne i słabe strony, których świadomość pomoże podjąć właściwą decyzję.
Wewnętrzny specjalista IT to osoba odpowiedzialna za całą infrastrukturę technologiczną firmy. Jego codzienne obowiązki obejmują:
Dobry informatyk musi posiadać umiejętności analityczne i cierpliwość oraz metodyczne podejście do spraw. To pozwala mu szybko diagnozować problemy i znajdować rozwiązania oraz tworzyć rozbudowane, dobrze zaplanowane systemy.
Jednak co się dzieje, gdy pojawia się złożona awaria? Jeden człowiek może mieć trudności z opanowaniem skomplikowanych problemów technicznych. Czas reakcji się wydłuża, a firma ponosi straty. Co więcej, nawet najlepszy pracownik nie jest w stanie posiadać specjalistycznej wiedzy ze wszystkich dziedzin IT. To oznacza konieczność kompromisów.
Outsourcing IT to przekazanie zarządzania infrastrukturą technologiczną w ręce zewnętrznego dostawcy. Firma outsourcingowa przejmuje kompleksową obsługę: zarządzanie serwerami, monitorowanie systemów, wsparcie użytkowników i ochronę danych.
Istnieje kilka modeli współpracy. Można wybrać pełne zarządzanie systemami IT, wsparcie częściowe lub obsługę na żądanie. Zewnętrzni specjaliści pracują w systemie ciągłym - to znaczy brak przerw w świadczeniu usług z powodu urlopów czy zwolnień lekarskich.
Kluczową zaletą jest dostęp do zespołu ekspertów z różnych dziedzin. Dzięki temu złożone problemy rozwiązują się szybciej. Według raportu KPMG z 2024 roku, aż 84% polskich przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu IT. Te liczby pokazują z jak popularny jest ten model współpracy.
Wybór zależy od wielu czynników. Małe i średnie przedsiębiorstwa często decydują się na outsourcing ze względu na koszty. Miesięczny wydatek na usługi zewnętrzne waha się zwykle między 1000-3000 zł brutto. Tymczasem średnia pensja informatyka wynosi około 7350 zł brutto, a całkowity koszt pracodawcy to nawet 8822 zł.
Firmy wymagające stałej obecności specjalisty na miejscu mogą preferować zatrudnienie wewnętrznego informatyka. Wiąże się to jednak z ryzykiem uzależnienia od jednej osoby. W przypadku jej nieobecności wsparcie IT może zostać wstrzymane.
Przedsiębiorstwa, dla których kluczowa jest ciągłość działania systemów, większe bezpieczeństwo danych oraz dostęp do szerokiego zakresu wiedzy specjalistycznej, częściej decydują się na outsourcing. Szczególnie dotyczy to firm działających w branżach wrażliwych na bezpieczeństwo - finanse, medycyna, e-commerce i logistyka.
Firmy dynamicznie się rozwijające doceniają skalowalność usług outsourcingowych. Można je łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb biznesowych, bez czasochłonnych procesów rekrutacyjnych.
Outsourcing IT ma swoje niepodważalne atuty, które sprawiają, że coraz więcej firm rezygnuje z zatrudniania własnego informatyka. Przedsiębiorstwa na całym świecie odkrywają, że to rozwiązanie przewyższa tradycyjne podejście nie tylko pod względem finansowym, ale również operacyjnym i technologicznym.
Outsourcing IT pozwala na redukcję kosztów nawet o 20-30%. Brzmi jak marketing? Sprawdźmy fakty. Zatrudniając własnego informatyka, firma musi ponieść koszty rekrutacji, szkoleń, benefitów i utrzymania pracownika. Proces rekrutacji specjalistów IT może trwać ponad 3 miesiące, generując dodatkowe wydatki.
Co więcej, outsourcing zamienia koszty stałe na zmienne. To oznacza większą elastyczność finansową i możliwość dostosowania wydatków do aktualnych potrzeb biznesowych.
Zewnętrzni dostawcy zatrudniają specjalistów z różnych dziedzin informatyki, którzy są na bieżąco z najnowszymi technologiami. Firma zyskuje dostęp do wykwalifikowanego personelu o szerokim spektrum kompetencji. Firmy outsourcingowe oferują wsparcie techniczne przez całą dobę. Pomoc dostępna w nocy, w święta, kiedy tylko jest potrzebna!
To zapewnia ciągłość działania systemów informatycznych i szybką reakcję na problemy. Nie ma czekania do poniedziałku, gdy serwer padnie w weekend.
W zależności od aktualnych potrzeb, firma może zwiększać lub zmniejszać zakres usług bez zatrudniania nowych pracowników czy zwalniania dotychczasowych. To szczególnie korzystne dla firm doświadczających sezonowych wahań w działalności.
Możliwość dopasowania zasobów IT do bieżących wymagań pozwala na optymalne wykorzystanie budżetu. Żadnych zbędnych wydatków, żadnych niepotrzebnych inwestycji.
Zatrudniając wewnętrznego informatyka, firma musi liczyć się z jego nieobecnościami. Płacąc za 12 miesięcy pracy, firma otrzymuje maksymalnie 11 miesięcy efektywnej pracy. Tymczasem outsourcing zapewnia ciągłość wsparcia IT bez względu na absencje pojedynczych pracowników.
To eliminuje ryzyko przestojów w funkcjonowaniu systemów informatycznych. Wszyscy użytkownicy otrzymują stałe wsparcie, niezależnie od okoliczności.
Zewnętrzni dostawcy inwestują w nowoczesne narzędzia i rozwiązania, którymi następnie dzielą się ze swoimi klientami. Globalny rynek outsourcingu IT osiągnął wartość 480 miliardów USD w 2023 roku, a do 2025 roku może wzrosnąć do 587,3 miliarda USD.
Ten dynamiczny rozwój świadczy o skuteczności i opłacalności rozwiązania dla firm na całym świecie. Liczby nie kłamią!
Zatrudnienie informatyka na etat wydaje się prostym rozwiązaniem. Przecież mamy własnego specjalistę, który zna nasze systemy i jest zawsze pod ręką. Jak się jednak okazuje, ta pozorna prostota kryje w sobie szereg poważnych zagrożeń, które mogą sparaliżować działanie firmy.
Powierzenie całej infrastruktury IT jednej osobie tworzy niebezpieczną sytuację. Firma staje się zakładnikiem wiedzy i umiejętności pojedynczego pracownika. Niemal 70% przedsiębiorstw doświadcza problemów wynikających z monopolizacji wiedzy przez informatyka.
W praktyce oznacza to, że nikt inny w organizacji nie wie, jak działają kluczowe systemy. Gdzie przechowywane są ważne dane? Jakie procedury stosować w przypadku awarii? Odpowiedzi na te pytania zna tylko jedna osoba. To przepis na katastrofę.
Każdy pracownik ma prawo do urlopu czy zwolnienia lekarskiego. Tyle że gdy informatyk jest niedostępny, firma pozostaje bez wsparcia IT. Konsekwencje? Kosztowne przestoje w działalności.
Co więcej, w przypadku nagłych problemów technicznych podczas nieobecności informatyka, przedsiębiorstwo zostaje całkowicie sparaliżowane.
Pojedynczy informatyk rzadko dokumentuje wszystkie procedury i konfiguracje. Dlaczego? Brak czasu, presja zadań, a często też nieświadomość tego, jak ważna jest dokumentacja. Gdy taka osoba odchodzi z firmy, zabiera ze sobą bezcenną wiedzę o systemach informatycznych.
Dodatkowo brak kompleksowego podejścia może prowadzić do luk w bezpieczeństwie - niezabezpieczony dostęp do systemów, brak odpowiednich kopii zapasowych. Konsekwencje? Utrata danych, które stanowią obecnie najcenniejszy zasób każdej organizacji.
Zatrudnienie informatyka to nie tylko pensja. Do tego dochodzą koszty ubezpieczenia, benefitów pracowniczych, szkoleń oraz inwestycji w sprzęt i oprogramowanie.
Co istotne, przy zatrudnieniu własnego informatyka wszystkie koszty związane z jego rozwojem i aktualizacją wiedzy spoczywają na pracodawcy. Szkolenia, certyfikaty, konferencje - to wszystko generuje dodatkowe wydatki.
Żaden, nawet najbardziej utalentowany informatyk, nie jest ekspertem we wszystkich dziedzinach IT. Technologie zmieniają się tak szybko, że jeden człowiek nie jest w stanie nadążyć za wszystkimi nowinkami.
Badania pokazują, że pojedynczy informatyk zwykle specjalizuje się w 2-3 obszarach, podczas gdy współczesna firma potrzebuje wsparcia w co najmniej 5-7 obszarach IT. Oznacza to, że zatrudniając jednego specjalistę, firma otrzymuje ograniczone kompetencje w wąskim zakresie technologii.
Czy to oznacza, że własny informatyk to zawsze zły wybór? Niekoniecznie. Ale trzeba być świadomym ryzyka, które się z tym wiąże.
Stoimy przed pytaniem, które zadaje sobie każda firma rozważająca outsourcing IT. Jak wybrać dostawcę, który rzeczywiście będzie wspierał nasze działania, a nie tylko obiecywał? Z naszego doświadczenia wiemy, że wybór partnera to decyzja, która wpłynie na codzienne funkcjonowanie całej organizacji.
Pierwszym krokiem jest przygotowanie solidnej umowy, która jasno definiuje zakres usług i obowiązki obu stron. Szczególnie ważne są zapisy dotyczące gwarantowanego czasu reakcji na zgłoszenia oraz konsekwencje za niedotrzymanie warunków umowy. Nie można również zapomnieć o procedurach zakończenia współpracy i zwrotu danych po rozwiązaniu umowy.
Umowa to nie formalność, dobrze napisana umowa chroni obie strony i eliminuje późniejsze nieporozumienia.
Dostawca musi zapewniać najwyższe standardy bezpieczeństwa oraz pełną zgodność z RODO. Znaczenie ma również umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodna z art. 28 RODO.
Odpowiedzialny partner przedstawi konkretne procedury ochrony danych oraz regularne audyty bezpieczeństwa. Nie ma miejsca na półśrodki, gdy chodzi o bezpieczeństwo firmowych danych.
Dobry dostawca oferuje elastyczne pakiety, które można dostosować do zmieniających się potrzeb firmy. Możliwość skalowania usług w zależności od aktualnych wymagań to podstawa skutecznej współpracy.
Równie istotne jest doświadczenie dostawcy w obsłudze firm z branży. Każda branża ma swoje specyficzne wyzwania i wymagania, które doświadczony partner zna i rozumie.
Najlepszym miernikiem jakości usług są opinie dotychczasowych klientów. Sprawdźmy, jak długo firma działa na rynku, jakie projekty zrealizowała oraz czy ma doświadczenie w podobnych do naszych projektach. Warto również zweryfikować wskaźniki takie jak czas reakcji na zgłoszenia oraz dostępność usług.
Referencje to nie tylko marketingowe hasła - to rzeczywiste doświadczenia innych firm, które pokazują, czego możemy się spodziewać.
Fakty mówią same za siebie. Outsourcing IT to rozwiązanie, które oferuje więcej korzyści przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka operacyjnego.
Przede wszystkim, koszty outsourcingu są przewidywalne i zazwyczaj niższe niż utrzymanie etatowego informatyka. Zamiast polegać na wiedzy jednej osoby, zyskujemy dostęp do całego zespołu specjalistów o różnorodnych kompetencjach. To oznacza kompleksowe wsparcie bez kompromisów.
Ciągłość wsparcia stanowi kolejny istotny argument. Podczas gdy etatowy informatyk ma prawo do urlopu czy zwolnienia lekarskiego, firma outsourcingowa zapewnia nieprzerwaną obsługę przez całą dobę. Problemy techniczne mogą być rozwiązywane natychmiast, niezależnie od pory dnia czy dnia tygodnia.
Elastyczność i skalowalność usług outsourcingowych pozwala na szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb biznesowych. Zamiast przechodzić przez długotrwały proces rekrutacji nowych pracowników, można po prostu zmodyfikować zakres usług świadczonych przez zewnętrznego dostawcę.
Zatrudnienie własnego informatyka może wydawać się atrakcyjne ze względu na jego stałą obecność w firmie. W rzeczywistości wiąże się to z wieloma ukrytymi ryzykami. Zależność od jednej osoby, brak kompleksowej wiedzy oraz wysokie koszty szkoleń to tylko niektóre z nich.
Wybierając outsourcing IT, firma może skupić się na swojej podstawowej działalności, pozostawiając kwestie technologiczne w rękach specjalistów. Nie ma problemów nie do rozwiązania! Outsourcing IT jawi się jako rozwiązanie nie tylko bardziej ekonomiczne, ale również bezpieczniejsze i efektywniejsze dla większości współczesnych przedsiębiorstw.
76% menedżerów wskazało, że ich usługi IT są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów.
CodeARM Sp. z o.o.
ul. Senatorska 31
93-192 Łódź
NIP 7292741912
KRS 0000939298
1 Deloitte Global Outsourcing Survey 2022.
2 Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022