🎯 Chcesz poznać 5 najczęstszych błędów przy wdrażaniu automatyzacji? Przeczytaj nasze i uniknij kosztownych pomyłek!
Firmy dziś stoją przed ciekawym wyzwaniem. Coraz więcej zadań można wykonać szybciej i dokładniej przy pomocy technologii. Automatyzacja procesów biznesowych przestała być futurystyczną wizją. Dzisiaj to konkretne narzędzie, które zmienia sposób działania organizacji.
Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) polega na wykorzystaniu technologii do wykonywania powtarzalnych zadań w organizacji. Brzmi prosto? W praktyce oznacza to zastąpienie monotonnych czynności wykonywanych przez ludzi systemami komputerowymi.
Różnica jest zasadnicza. BPA nie skupia się tylko na pojedynczych zadaniach, ale na usprawnianiu złożonych, wieloetapowych procesów. Nawet tych kluczowych dla organizacji.
Wyobraźmy sobie typowy dzień w firmie. Pracownicy otrzymują faktury, wprowadzają dane do systemu, sprawdzają zgodność informacji, wysyłają potwierdzenia. To wszystko można zautomatyzować! Oprogramowanie BPA nie tylko przyspiesza i poprawia dokładność takich zadań.
Prawdziwa siła BPA tkwi w czym innym. W skład narzędzi wchodzą możliwości modelowania procesów, koordynacji działań oraz funkcje wspierające analizę danych. BPA to cały zestaw rozwiązań do tworzenia, optymalizacji i monitorowania przepływów pracy.
Te skróty często się mieszają. Wyjaśnijmy, czym się różnią.
Robotyczna Automatyzacja Procesów (RPA) tworzy cyfrowe roboty, które naśladują działania człowieka w systemach komputerowych. RPA wykonuje przewidywalne, powtarzalne zadania. Wyobraź sobie robota, który loguje się do systemu, kopiuje dane i wypełnia formularze - dokładnie jak człowiek, tylko szybciej.
Business Process Automation (BPA) myśli szerzej. Koncentruje się na usprawnieniu procesów biznesowych od początku do końca, integracji systemów i zarządzaniu złożonymi operacjami. RPA skupia się na konkretnych zadaniach, BPA obejmuje całościowe procesy.
Inteligentna automatyzacja procesów (IPA) idzie jeszcze dalej. To połączenie technologii, które pomaga firmom zautomatyzować istniejące przepływy pracy. McKinsey definiuje IPA jako "nowy zestaw technologii łączących fundamentalne przeprojektowanie procesów ze zrobotyzowaną automatyzacją i uczeniem maszynowym". IPA wykorzystuje sztuczną inteligencję do obsługi nieustrukturyzowanych danych i podejmowania złożonych decyzji.
Spotkaliśmy się z wieloma błędnymi przekonaniami o automatyzacji. Warto je obalić.
"Automatyzacja tylko dla dużych firm" Historycznie rzeczywiście tylko największe firmy mogły sobie pozwolić na Robotyczne Centra Kompetencji. Dziś? Rynek oferuje rozwiązania abonamentowe dostępne dla firm każdej wielkości.
"Najpierw trzeba zoptymalizować wszystkie procesy" To myślenie do tyłu! Wiele organizacji wierzy, że przed automatyzacją należy dokładnie przejrzeć wszystkie procesy i je zoptymalizować. Tymczasem automatyzacja nawet części procesów uwalnia potencjał, który można wykorzystać do faktycznego poprawienia działania.
"Automatyzacja oznacza zwolnienia" Najczęstszy strach okazuje się płonny. Automatyzacja zmienia charakter pracy, ale nie prowadzi do masowych zwolnień. World Economic Forum przewiduje, że sztuczna inteligencja może wyprzeć 85 milionów miejsc pracy, ale jednocześnie powstanie 97 milionów nowych.
"Potrzeba zaawansowanej wiedzy IT" Wiele osób uważa, że RPA wymaga programistycznych umiejętności. Dzięki narzędziom no-code/low-code automatyzacja staje się dostępna dla osób nietechnicznych.
Rozumienie tych różnic pomaga podejmować świadome decyzje.
Firmy, które zdecydowały się na wdrożenie automatyzacji, szybko odkrywają, że korzyści wykraczają daleko poza pierwotne oczekiwania. Przyjrzyjmy się najważniejszym zaletom, które można osiągnąć już po kilku miesiącach działania.
Najbardziej wymierną korzyścią automatyzacji jest oszczędność czasu. Badania pokazują coś fascynującego - zautomatyzowane procesy działają nawet o 87% szybciej od tych wykonywanych ręcznie. Co to oznacza w praktyce? Zadania, które dotychczas zajmowały całe godziny, można wykonać w ciągu kilku minut.
Sztuczna inteligencja potrafi zaoszczędzić średnio 1,75 godziny dziennie każdemu pracownikowi. To niemal cały dzień pracy w tygodniu! A co z błędami? Automatyzacja praktycznie je eliminuje, co ma ogromne znaczenie w Polsce, gdzie aż 83,5% zatrudnionych odczuwa stres związany z presją czasu.
Oto prawdziwa magia automatyzacji - możesz obsługiwać dwukrotnie więcej klientów, nie zatrudniając przy tym kilkudziesięciu nowych osób. Brzmi jak science fiction? A jednak to rzeczywistość dzisiejszych firm.
Zautomatyzowane procesy charakteryzują się jedną niezwykłą cechą - są przewidywalne. Dzięki temu możesz dokładnie planować zasoby i reagować na zmiany rynkowe. Platformy chmurowe dodatkowo wspierają tę elastyczność, umożliwiając dostęp do zasobów IT na żądanie.
Voicebot Apifonica potrafi obsłużyć do 5000 zgłoszeń na minutę. Porównajmy to z możliwościami nawet najlepszego zespołu konsultantów. Różnica jest uderzająca! Chatboty i voiceboty pracują 24/7, zapewniając natychmiastowe wsparcie.
Co więcej, automatyzacja pozwala na personalizację obsługi poprzez analizę historycznych danych klientów. System dostosowuje ofertę do indywidualnych preferencji, co znacząco wpływa na lojalność. Nie zastępuje to ludzkiego kontaktu, ale odciąża pracowników z rutynowych zadań.
Systemy automatyzacji gromadzą ogromne ilości danych, dostarczając kierownictwu wgląd w trendy i wzorce, które trudno dostrzec gołym okiem. Raportowanie w czasie rzeczywistym umożliwia śledzenie kluczowych wskaźników i szybkie reagowanie na problemy.
Analityka predykcyjna, zintegrowana z RPA, potrafi sugerować, które produkty mają największy potencjał wzrostu. Dzięki temu zasoby trafiają tam, gdzie przyniosą największy zysk. Decydenci mają dostęp do zawsze aktualnych informacji, co w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym często decyduje o przewadze konkurencyjnej.
Każdy dział w firmie ma swoje specyficzne procesy, które można skutecznie zautomatyzować. Przekonaliśmy się o tym, pracując z różnymi organizacjami i obserwując, gdzie automatyzacja przynosi największe korzyści. Przyjrzyjmy się konkretnym przykładom z życia wzięte.
Dział finansowy to prawdziwa kopalnia procesów, które można zautomatyzować. Zapomnijmy o ręcznym przepisywaniu danych z faktur! Automatyzacja elektronicznego obiegu dokumentów wraz z modułami OCR (optycznego rozpoznawania znaków) umożliwia automatyczne odczytywanie faktur i ich księgowanie. To oznacza koniec z błędami wynikającymi z przepisywania.
Procesy obsługi rachunków zobowiązań można zoptymalizować od początku do końca - od otrzymania faktury, przez jej zatwierdzenie, aż po płatność. Systemy AP automatycznie wyodrębniają dane, kierują je do właściwych osób i planują płatności. Integracja z systemami bankowymi przyspiesza wszystko jeszcze bardziej.
Efekt? Czas przetwarzania faktury skraca się z 8-15 dni do zaledwie 1-4 dni. To już nie są godziny spędzone na żmudnym wprowadzaniu danych!
Działy HR często toną w dokumentach i powtarzalnych zadaniach administracyjnych. Automatyzacja zmienia to radykalnie. Systemy HR automatycznie tworzą konta dla nowych pracowników, przydzielają zadania wdrożeniowe i zapewniają dostęp do materiałów szkoleniowych.
Urlopy? Koniec z papierowymi wnioskami! Pracownicy składają wnioski przez system, a menedżerowie natychmiast otrzymują powiadomienia. Wszystko jest przejrzyste i zapisane.
Listy płac to kolejny obszar, gdzie automatyzacja przynosi spektakularne oszczędności. Systemy automatycznie obliczają wynagrodzenia, potrącenia i podatki. Badania pokazują, że koszty obsługi jednej faktury spadają z 9-20 dolarów do zaledwie 2-4 dolarów!
Tutaj automatyzacja rozkwita w pełnej krasie. Kampanie e-mailowe można spersonalizować na podstawie zachowań użytkowników, co znacząco zwiększa zaangażowanie klientów. Nie mówimy już o masowo rozsyłanych wiadomościach.
Systemy CRM automatycznie rejestrują interakcje, przypominają o działaniach follow-up i kategoryzują potencjalnych klientów. Kampanie można zaplanować z wyprzedzeniem, a system uruchamia je w odpowiednim momencie.
Co więcej, inteligentna segmentacja klientów może prowadzić do nawet 760% wzrostu przychodów z kampanii e-mailowych. To już nie są małe ulepszenia - to prawdziwa zmiana w sposobie działania!
Chatboty i voiceboty zrewolucjonizowały obsługę klienta. Działają przez całą dobę, nie męczą się i nie mają złego dnia. Systemy automatycznego routingu kierują zgłoszenia do właściwych specjalistów na podstawie treści i priorytetu.
Najlepsze w tym wszystkim? Inteligentne systemy wykorzystują uczenie maszynowe do podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym. Krytyczne sprawy trafiają od razu do człowieka, a rutynowe problemy są rozwiązywane automatycznie.
Dział IT to serce każdej nowoczesnej firmy, a automatyzacja jest tutaj absolutnie kluczowa. Automatyczne backupy eliminują ryzyko ludzkiego błędu - zapomniał ktoś o kopii zapasowej? Taki scenariusz może kosztować firmę fortunę.
Systemy monitoringu, takie jak Zabbix, wykrywają problemy zanim wpłyną na użytkowników. Mogą automatycznie monitorować backup i błyskawicznie wykrywać nieprawidłowości.
Automatyczne aktualizacje oprogramowania chronią przed zagrożeniami bezpieczeństwa. Gdy średni koszt ataku ransomware wynosi 4,62 miliona dolarów, automatyczne kopie zapasowe stają się bezcenną siecią bezpieczeństwa.
Każdy z tych działów może skorzystać na automatyzacji, ale kluczem jest zrozumienie specyfiki procesów i wybór odpowiednich narzędzi do ich usprawnień.
Nowoczesne technologie stają się fundamentem skutecznej automatyzacji procesów biznesowych. Poznanie dostępnych narzędzi i ich możliwości jest kluczowe dla firm, które chcą wdrażać zaawansowane rozwiązania automatyzacyjne.
Automatyzacja przepływu pracy stanowi pierwszy krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów biznesowych. Systemy workflow umożliwiają modelowanie, wykonywanie i monitorowanie procesów, eliminując potrzebę ręcznego przekazywania zadań między pracownikami. Dzięki temu praca staje się bardziej przejrzysta, a każdy uczestnik procesu dokładnie wie, jakie działania ma wykonać.
Integracja różnych systemów informatycznych stanowi podstawę efektywnej automatyzacji. Harmonogram Zadań, będący częścią systemów workflow, pozwala na automatyczne wykonywanie zaplanowanych działań, takich jak import i eksport danych czy generowanie raportów.
Mechanizmy integracji umożliwiają połączenie z różnymi bazami danych oraz ich synchronizację. Pozwala to na pobieranie informacji z zewnętrznych źródeł i aktualizację danych w czasie rzeczywistym. Ale czy wszystkie systemy dają się tak łatwo połączyć?
Odpowiedź brzmi: nie zawsze. Różnorodność systemów informatycznych w firmach często tworzy sytuację, w której każdy dział korzysta z innych narzędzi. Właśnie dlatego integracja staje się tak istotna.
RPA to technologia wykorzystująca wirtualne roboty programowe (boty) do wykonywania powtarzalnych zadań. Boty te naśladują działania człowieka w systemach informatycznych, pracując na interfejsie użytkownika tak, jak robiłby to człowiek. Mogą logować się do aplikacji, kopiować dane między systemami czy wypełniać formularze.
Rozwiązania RPA dzielą się na dwa główne typy: automatyzację nienadzorowaną (unattended), gdzie boty działają samodzielnie bez interwencji człowieka, oraz nadzorowaną (attended), gdzie boty współpracują z ludźmi przy wykonywaniu określonych zadań.
Według McKinsey, miejsca pracy w około 60% zawodów mogą być zautomatyzowane w co najmniej jednej trzeciej. To oznacza, że potencjał RPA jest ogromny, ale wymaga przemyślanego podejścia do wdrożenia.
Połączenie automatyzacji ze sztuczną inteligencją (AI) i uczeniem maszynowym (ML) tworzy tzw. inteligentną automatyzację. Dzięki temu systemy mogą nie tylko wykonywać zaprogramowane zadania, ale również uczyć się na podstawie danych i podejmować bardziej złożone decyzje.
Uczenie maszynowe umożliwia analizę danych, identyfikację wzorców i trendów oraz dokonywanie trafnych prognoz. ML znajduje zastosowanie w wykrywaniu anomalii, prognozowaniu popytu czy personalizacji komunikacji z klientami.
Według danych IDC, do 2024 roku ponad 65% aplikacji na świecie będzie wykorzystywać technologie ML. Co to oznacza w praktyce? Systemy stają się coraz bardziej inteligentne i potrafią dostosowywać się do zmieniających warunków bez konieczności przeprogramowywania.
Platformy niskokodowe (low-code) i bezkodowe (no-code) demokratyzują tworzenie aplikacji. Umożliwiają budowanie rozwiązań automatyzacyjnych osobom bez zaawansowanych umiejętności programistycznych.
Platformy te wykorzystują wizualne interfejsy typu "przeciągnij i upuść", które znacząco upraszczają proces tworzenia aplikacji. Zamiast pisania kodu, użytkownicy mogą projektować procesy biznesowe przy użyciu gotowych komponentów i szablonów.
Według badania Forrester, platformy niskokodowe umożliwiają realizację projektów programistycznych nawet 20 razy szybciej niż w przypadku tradycyjnego kodowania. To prowadzi do wzrostu liczby tzw. "citizen developers” - pracowników biznesowych, którzy tworzą aplikacje bez głębokiej wiedzy technicznej.
Czy to oznacza koniec tradycyjnego programowania? Niekoniecznie. Platformy te świetnie sprawdzają się w przypadku standardowych procesów biznesowych, ale złożone systemy wciąż wymagają klasycznego podejścia programistycznego.
Podjęcie decyzji to dopiero początek. Sukces automatyzacji zależy od właściwego zaplanowania każdego kroku. Przedstawiamy sprawdzoną metodologię, która pomoże skutecznie wprowadzić automatyzację w firmie.
Pierwszy krok? Dokładna analiza tego, co dzieje się w firmie.
Najpierw przygotowujemy szczegółowe wykresy przedstawiające przebieg każdego procesu, następnie wyodrębniliśmy czynności powtarzalne, wykonywane regularnie według stałych wzorców. Warto również:
Badania wykazują, że około 60% zawodów ma co najmniej 30% czynności, które można zautomatyzować. Dzięki analizie można określić, które obszary mają największy potencjał automatyzacyjny.
Po zidentyfikowaniu procesów przychodzi moment decyzji. Wybór narzędzi może zadecydować o sukcesie lub porażce całego przedsięwzięcia.
Należy dokładnie porównać różne dostępne na rynku rozwiązania. Podczas wyboru warto uwzględnić:
Wybór narzędzia, ze względu na jego specyfikę, będzie determinował sposób podejścia do automatyzacji oraz cele, które można osiągnąć.
Zanim wdrożymy automatyzację na szeroką skalę, przeprowadzamy testy i pilotaż na mniejszym obszarze. Od razu rozpoczynamy od automatyzacji prostszych, mniej krytycznych procesów.
Etap pilotażu pozwala:
Znaczna część problemów związanych z wdrażaniem zmiany wiąże się z komunikacją wewnątrz firmy i zaangażowaniem pracowników. Jedynie 51% firm wykorzystuje informacje od pracowników do planowania wprowadzanych zmian.
Aby efektywnie zarządzać zmianą:
Automatyzacja to proces ciągły, a nie jednorazowe działanie. Po wdrożeniu niezbędne jest regularne monitorowanie wyników przy użyciu ustalonych KPI.
Warto również:
Automatyzacja procesów w firmie wymaga ciągłego doskonalenia i dostosowywania do zmieniających się warunków biznesowych.
Automatyzacja procesów biznesowych przestała być modnym hasłem. Stała się rzeczywistością, z którą musimy się zmierzyć. Firmy, które tego nie robią, po prostu zostają w tyle.
Widzieliśmy już, jak automatyzacja wpływa na każdy dział firmy. Finanse oszczędzają czas na fakturowaniu, HR przestaje tonąć w papierach, a IT może skupić się na rzeczach, które naprawdę mają znaczenie. To nie są obietnice na przyszłość - to dzieje się już teraz.
Wiele firm czeka na "idealny moment" na wdrożenie automatyzacji. Prawda jest taka, że takiego momentu nie ma. Zawsze znajdzie się jakiś projekt, jakieś pilne zadanie, jakiś problem do rozwiązania.
Dlatego najlepiej zacząć od małych kroków. Wybierz jeden proces, który najbardziej Cię irytuje. Ten, który zabiera najwięcej czasu na rzeczy, które mógłby zrobić robot. I zacznij od niego.
RPA, sztuczna inteligencja, platformy low-code - to wszystko brzmi imponująco. Ale pamiętajmy o jednym: technologia to tylko narzędzie. Najważniejsze są ludzie, którzy będą z niej korzystać.
Jeśli twój zespół nie rozumie, po co wprowadzamy automatyzację, jeśli boi się, że straci pracę, jeśli nie otrzyma odpowiedniego szkolenia - nawet najlepsza technologia nie pomoże. Ludzie to podstawa sukcesu każdego projektu automatyzacyjnego.
Po pierwszych sukcesach łatwo się podekscytować i chcieć automatyzować wszystko na raz. To błąd. Automatyzacja to proces ciągły, który wymaga czasu, cierpliwości i systematyczności.
Monitoruj wyniki. Zbieraj opinie od pracowników. Dostosowuj procesy do zmieniających się potrzeb. I pamiętaj - automatyzacja, która nie jest regularne aktualizowana, szybko staje się problemem, a nie rozwiązaniem.
Firmy każdej wielkości mogą skorzystać z automatyzacji. Nie musisz być korporacją, żeby wdrożyć pierwszych robotów. Nie musisz mieć armii programistów, żeby stworzyć użyteczne narzędzia. Nie musisz czekać, aż wszystkie procesy będą idealne.
Musisz tylko zacząć. Krok po kroku, proces po procesie. Rezultaty przyjdą szybciej, niż myślisz.
Automatyzacja procesów biznesowych to nie rewolucja - to ewolucja. Firma, która nie automatyzuje, po prostu przestaje być konkurencyjna. To tak proste.
76% menedżerów wskazało, że ich usługi IT są dostarczane za pośrednictwem zewnętrznych podmiotów.
CodeARM Sp. z o.o.
ul. Senatorska 31
93-192 Łódź
NIP 7292741912
KRS 0000939298
1 Deloitte Global Outsourcing Survey 2022.
2 Resilience reimagined, Economist Impact & Iron Mountain, 2022